1.申请审批：严格流程，不可逾越
在复印档案前，一定要向档案管理部门提交书面申请。申请中要清楚地阐述复印的目的、具体内容、使用范围以及使用期限等关键信息。只有经过档案管理部门的严格审核，并获得批准后，才可以进行复印操作。这一流程是保障档案安全、规范使用的重要关卡，绝不能忽视或违规操作。
2.保密第一：严守底线，杜绝泄露
复印出来的档案资料，同样要严格保密，绝对不能随意传播、扩散。使用完毕后，要按照相关规定妥善保管；若不再需要，务必按照规定流程进行销毁，防止信息泄露。一旦发生信息泄露，不仅可能给他人带来损失，自己也可能面临法律责任。
3.内容保真：保证完整，拒绝篡改
复印时，一定要确保档案内容完整无缺，字迹清晰，不能有任何遗漏或模糊不清的地方。同时，严禁对档案内容进行任何形式的篡改。一旦发现有篡改行为，复印件将失去效力，而且篡改者还可能面临严重的法律后果，所以务必保持严谨认真的态度。
4.签字盖章：确保有效，法律凭证
复印的档案资料，一定要有档案保管单位的签字说明，并加盖公章，证明这份复印件出自何处。这样，复印的档案资料才具有法律效力，才能够作为凭证使用。